Documentation complète

Nouvelles fonctionnalités

Voici les nouvelles fonctionnalités sorties lors de la dernières mise à jour du système :

Également nouveau sur iGruyère, iSarine, iGlâne et iNotis :

*Fonctionnalités supplémentaires : Veuillez nous contacter afin de pouvoir les activer

Avant-propos

Votre commune se digitalise et souhaite offrir un nouvel instrument d’information innovant permettant d’améliorer la communication entre autorités et habitants.

En effet, les administrations de communes ou d’associations intercommunales n’ont aucuns moyens de communiquer en temps réel avec leurs habitants. La solution iNotis a été pensée et imaginée dans le but de combler ce besoin en communications digitales et instantanées.

Pour ce faire, le système est scindé en deux parties distinctes : une première sous la forme d’une application mobile dans laquelle les habitants peuvent consulter en temps réel les informations publiées par une administration. Le second volet du système se présente sous la forme d’une application web. Cette application web a pour but d’éditer les informations aussitôt relayées sur l’application mobile. L’accès à cette application web est uniquement réservé au personnel administratif formé à son usage.

L’utilisation de ce nouveau canal présente de nombreux avantages. En effet, l’édition d’informations digitales permet d’économiser du temps et du matériel dédié à d’autres canaux. Par ailleurs, les habitants sont informés en temps réel grâce aux notifications push, ils n’ont pas besoin de consulter l’application pour être informé rapidement. L’efficacité du système est donc garantie.

Ce nouveau canal d’information ne remplace en aucun cas les autres canaux existants, mais apporte un supplément indispensable, pour permettre aux administrations de palier aux besoins de la société ultra digitalisée.

Cette solution a été développée par la société Cobalt Technologies Sàrl. Cette entreprise basée à Bulle, a pour objectif de rendre l’utilisation du système simple tout en gardant un design attrayant. Ces contraintes de développement permettent un gain de temps considérable lors de l’édition d’informations.

1. Introduction

Cette page a pour but de présenter l’utilisation et toutes les fonctionnalités de l’éditeur d’informations iNotis. Cette page est par conséquent destinée au personnel administratif correspondant.

2. Se connecter

Indentification avec l’adresse e-mail
Authentification avec le mot de passe
Valider la connexion
Procédure en cas d’oubli de mot de passe
Contact support

3. Menu principal

Accès à la page de création d’un article
Accès aux articles déjà publiés
Accès aux paramètres de votre entité
Déconnexion de votre profil
Changement de langue
Accès à la plateforme explicative du système

4. Paramètres de votre entité

4.1. Paramètres généraux

Retour au menu principal
Modifier les coordonnées de votre organisation
Modifier les informations générales de votre organisation
Modifier votre mot de passe personnel
Gérer les utilisateurs qui ont accès à votre canal de diffusion
Consulter le nombre d’abonnés à votre canal de diffusion

4.2. Modifier les coordonnées

Modification des différentes coordonnées de votre organisation. Ces éléments seront visibles par les utilisateurs sur l’application.
Enregistrement de vos modifications (⚠️ obligatoire pour sauvegarder vos modifications)

4.3. Modifier les informations générales

4.3.1. Contenu textuel des informations générales

Modification des différentes informations générales de votre organisation. Ces éléments seront visibles par les utilisateurs sur l’application.
Enregistrement de vos modifications (⚠️ obligatoire pour sauvegarder vos modifications)

4.3.2. Afficher des messages épinglés sur l'application*

Cliquer pour afficher ou non un message épinglé sur l’application (dans l’onglet « Actualités« ). Vous pouvez y mentionner un message et un lien internet (facultatif).
Cliquer pour afficher ou non un message épinglé sur l’application (dans l’onglet « Événements« ). Vous pouvez y mentionner un message et un lien internet (facultatif).
Cliquer pour afficher ou non un message épinglé sur l’application (dans l’onglet « Rappels« ). Vous pouvez y mentionner un message et un lien internet (facultatif).
Pensez à enregistrer vos modifications (⚠️ obligatoire)

*Ceci est une fonctionnalité supplémentaire : Veuillez nous contacter afin de pouvoir l’activer pour votre canal de diffusion.

4.4. Modifier votre mot de passe

Entrer votre ancien mot de passe
Choisissez un nouveau mot de passe (⚠️ utiliser un mot de passe contenant différents caractères et au minimum 6 caractères)
Répéter votre nouveau mot de passe afin de le confirmer
Répéter votre nouveau mot de passe afin de le confirmer

4.5. Gérer vos utilisateurs

4.5.1. Consulter la liste de vos utilisateurs

Ajouter un utilisateur
Modifier ou supprimer un utilisateur existant

4.5.2. Création d'un nouvel utilisateur

Compléter tous les champs pour un utilisateur
Générer automatiquement un mot de passe ou remplissez le champ avec un mot de passe de votre choix
Pensez à enregistrer vos modifications (⚠️ obligatoire)
PS: Cela génère automatiquement un document PDF avec les identifiants à transmettre à la personne concernée

5. Création d'un article

5.0. Depuis le menu principal

Rendez-vous sur la page de création d’un article via le bouton « Créer un article »

5.1. Sélectionner le type d'article*

Sélectionner votre type d’article entre « Actualité« , « Événement » et « Rappel«
Actualité : C’est le type d’article par défaut
Événement : Il est catégorisé sur l’application mobile dans l’onglet « Événements ».
Il demande des champs supplémentaires comme une date de début, une date de fin et une localisation.
→ Plus d’informations au point 5.8
Rappel : Il est catégorisé sur l’application mobile dans l’onglet « Rappels ». C’est un article qui envoie périodiquement une notification aux utilisateurs.
Il demande des champs supplémentaires comme une date de début pour l’envoi du premier rappel et une fréquence (quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle).
→ Plus d’informations au point 5.9

*Ceci est une fonctionnalité supplémentaire : Veuillez nous contacter afin de pouvoir l’activer pour votre canal de diffusion.

5.2. Ajouter une image

5.2.1. Première étape

Sélectionnez le bouton « Ajouter »

5.2.2. Deuxième étape

Glissez une image ou cliquer pour importez une image depuis votre ordinateur.
Veuillez uniquement utiliser des images aux formats .PNG, .JPG ou .JPEG.

5.2.3. Troisième étape

Votre image est chargée correctement, vous pouvez la vérifier dans la « prévisualisation »
Cliquez sur « ajouter » pour terminer l’import de l’image

5.3. Titre et catégorie

Choisissez un titre pour votre article (limité à 50 caractères)
Sélectionnez une catégorie prédéfinie ou alors entrer une catégorie au choix (limitée à 25 caractères)

5.4. Contenu textuel de l'article

5.4.1. Barre d'outils de l'éditeur de texte

Choix du type de texte entre « Titre », « Mise en évidence » et « Paragraphe »
Édition de la forme de texte à l’aide des mises en forme « Gras », « Italique », « Souligné » et « Tracé »
Bouton permettant l’ajout d’un lien hypertexte. Pour que le lien soit correct, l’adresse complète est nécessaire et doit contenir le « https:// »
Bouton permettant l’ajout d’une image à l’intérieur d’un article
Création de listes à puces et des listes à puces numérotées
Boutons permettant d’ « Annuler » ou de « Rétablir » la mise en forme

5.4.2. Formats à l'intérieur d'un article

Format « Titre »
Format « Mise en évidence »
Format « Paragraphe »
Formats « Gras », « Italique », « Souligné » et « Barré »
Formats « Liste à puces » et « Liste à puces ordrées »
Lien hypertexte
Image insérée dans l’article

5.4.3. Lien hypertexte

Cliquez sur le texte en surbrillance
Cliquez sur le lien question afin de contrôler si tout s’est bien passé lors de l’insertion de ce dernier
Modification d’un lien hypertexte
Suppression d’un lien hypertexte

5.5. Documents

5.5.1. Ajouter un document

Vous pouvez ajouter autant de documents que vous le souhaitez à votre article à l’aide du bouton « Ajouter un document »

5.5.2. Configurer un document

Vous devez mentionner un nom pour chaque document que vous ajouter. Ce sera le nom afficher sur l’application pour votre document.
A l’aide de l’icône « oeil » vous pouvez consulter un document
A l’aide de l’icône « corbeille » vous pouvez supprimer un document

5.6. Langue de l'article*

Sélectionnez soit « Français », soit « Allemand ».
La date et l’heure de publication de votre article seront automatiquement traduits, cependant, tout le contenu textuel doit être rédigé dans la bonne langue ⚠️

Les communes ou associations bilingues ont la possibilité de publier un article dans une langue définie afin de différencier les notifications ainsi que la liste des articles pour les utilisateurs.

*Les communes ou associations qui n’ont pas la possibilité de publier un article dans une langue définie et qui en auraient le souhait, peuvent nous contacter.

5.7. Date de publication

Pour publier l’article dès maintenant, veuillez sélectionner « Maintenant »

Pour publier l’article ultérieurement, veuillez sélectionner « Programmer » (⚠️ Au maximum 30 jours après la date du jour)
Sélectionnez la date et l’heure d’envoi

Sélectionnez la date de publication
Sélectionnez l’onglet « Time »

Sélectionnez l’heure de publication
Pour confirmer votre sélection, veuillez cliquer sur « Set »

5.8. Paramétrage événement

Pour les articles de type « événements » uniquement

Sélectionner une date et heure de début de l’événement
Sélectionner une date et heure de fin de l’événement
Mentionner le lieu où se déroule l’événement

5.9. Paramétrage rappel

Pour les articles de type « rappel » uniquement

5.9.1. Rappel quotidien

Sélectionner une date et heure de début à laquelle sera envoyé votre rappel
En sélectionnant « Quotidien », une notification sera envoyée tous les jours à la même heure à partir de votre « Date de début »

5.9.2. Rappel hebdomadaire

Sélectionner une date et heure de début à laquelle sera envoyé votre rappel
En sélectionnant « Hebdomadaire », vous devrez également sélectionner les jours de le semaine auxquels le rappel doit se répéter.

Par exemple, en choisissant « Mardi » et « Dimanche », une notification sera automatiquement envoyée chaque semaine ces jours-là, à la même heure que celle indiquée dans la « Date de début ».

5.9.3. Rappel mensuel

Sélectionner une date et heure de début à laquelle sera envoyé votre rappel
En sélectionnant « Mensuel », une notification sera envoyée tous les mois à la même heure à partir de votre « Date de début »

5.10. Publier vos articles également sur votre site internet*

En sélectionnant « Oui », l’article sera automatiquement publié sur l’application mobile et sur votre site internet, vous évitant ainsi la saisie multiple.
PS: Vous pouvez activer la fonctionnalité pour votre canal de diffusion en nous contactant.

*Ceci est une fonctionnalité supplémentaire : Veuillez nous contacter afin de pouvoir l’activer pour votre canal de diffusion.

5.11. Prévisualisation de l'article

Cliquez sur « Prévisualiser » pour ouvrir la prévisualisation. Cette dernière est actualisée en temps réel avec vos modifications.

Cliquez sur la croix pour fermer la prévisualisation

5.12. Enregistrement de l’article en brouillon

Enregistrement d’un brouillon
L’enregistrement d’un article en brouillon vous permet d’enregistrer votre article sans le publier et ainsi de pouvoir continuer sa rédaction ultérieurement.

5.13. Publication de l'article

Publication de l’article

⚠️ Attention 01 : La publication est irréversible. Une fois la publication validée, l’ensemble des utilisateurs mobiles vont recevoir une notification push.

⚠️ Attention 02 : Pour qu’un article soit publié, il faut que tous les champs soient complétés, y compris « Image », « Catégorie » et « Texte ».

6. Gestion des articles

6.1. Depuis le menu principal

Rendez-vous sur la page de gestion des articles via le bouton « Gérer vos articles »

6.2. Visualisation des articles créés

Barre de recherche pour les articles (⚠️ il faut dérouler la catégorie correspondante avant de rechercher)
Accès aux articles qui sont enregistrés en mode « Brouillon »
Accès aux articles qui sont programmés pour être publié dans les 30 jours
Accès aux rappels publiés et actifs
Accès aux articles publiés et actuellement disponibles sur l’application
Accès aux articles qui sont archivés et qui ne sont par conséquent plus visibles sur l’application

6.3. Brouillons

Éditer le brouillon
Supprimer définitivement le brouillon

6.4. Articles programmés

Date et heure à laquelle votre article va être publié
Modification de votre article programmé
Suppression de votre article programmé ainsi que de sa notification

6.5. Articles publiés

Duplication de votre article (une modification du contenu est possible avant la publication de l’article publié)
Édition de l’article publié
Archivage de votre article (⚠️ il ne sera plus visible par les utilisateurs de l’application mobile)
Suppression définitive de l’article
Épingler un article

6.6. Articles archivés

Désarchivage de votre article (⚠️ celui-ci repasse dans les articles publiés et sera visible à nouveau sur l’application, cependant il est nécessaire de repasser par l’édition afin d’envoyer à nouveau une notification)
Suppression définitive de l’article

6.7. Rappels

Date et heure à laquelle va être envoyé votre prochain rappel
Modification votre rappel
Suppression de votre rappel ainsi que de ses notifications

6.8. Épingler un article*

Vous pouvez épingler un article (et uniquement un seul) pour votre canal de diffusion.
Cet article apparaîtra alors en haut de liste des articles sur l’application mobile.

Désépingler un article épinglé (un article épinglé est entouré d’un contour rouge)

*Ceci est une fonctionnalité supplémentaire : Veuillez nous contacter afin de pouvoir l’activer pour votre canal de diffusion.

6.9. Édition d'un article

Notification push : Lorsqu’un article est modifié il peut être republié. La coche « Souhaitez-vous envoyer une notification ? » permet d’envoyer ou non une notification
Republication de l’article modifié

7. Mises à jour

Des mises à jour de l’éditeur peuvent survenir en tout temps. Certaines fonctionnalités supplémentaires peuvent être misent en place. Si celles-ci modifient fondamentalement l’utilisation de l’éditeur, une mise à jour du mode d’emploi sera faite.

8. Recommandations

La publication d’un article est irréversible. Un article peut être supprimé, mais la notification push envoyée aux utilisateurs mobiles ne peut être supprimée
Les images présentées sur l’application mobile s’adaptent en fonction de la taille du téléphone portable et de la position de l’article dans le fil d’actualité. C’est pourquoi, il est conseillé de choisir des images de grands formats et de bonne qualité pouvant être adaptées sous différentes tailles
La déconnexion au compte éditeur n’est pas automatique. Il est donc conseillé, à des fins de sécurité de se déconnecter manuellement lorsque l’éditeur quitte son poste de travail

9 juillet 2025

Cobalt Technologies Sàrl

9. Contact

Cobalt Technologies Sàrl
Rue Pierre-Alex 11
1630 Bulle

+41 26 563 23 40
contact@cobalt-it.ch
cobalt-it.ch